Koninklijk besluit betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen

Hoofdstuk I. Definities

Hoofdstuk II. Het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder

Hoofdstuk III. Het toezicht op de boekhouding van de notarissen

- Afdeling 1. Personen belast met het toezicht

- Afdeling 2. Organisatie van de controle

Hoofdstuk IV. Professionele vennootschappen van notarissen

Hoofdstuk V. Slotbepalingen

 

2747.com / law / notarieel recht

contact

Publiekrecht Burgerlijk recht

 

Koninklijk besluit betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen

KB 10 van januari 2002 (B.S., 12 januari 2002)

Hoofdstuk III. Het toezicht op de boekhouding van de notarissen

Afdeling 1. Personen belast met het toezicht

§ 1. Commissie van toezicht op de boekhouding

Art. 9 Elk jaar, in de loop van de maand januari, wijst de kamer van notarissen de voorzitter en de leden van een commissie van toezicht aan, die belast is met de organisatie van het toezicht op de boekhouding van de notarissen. Deze commissie bestaat uit ten minste zoveel leden als de kamer er zelf telt.

Art. 10 De leden van de commissie van toezicht worden gekozen:

1° voor de helft onder de leden van het genootschap van notarissen die sedert ten minste tien jaar het notarisambt uitoefenen; 2° voor de andere helft onder: – alle notarissen van het genootschap van notarissen; – de erenotarissen die het notarisambt voor het laatst in de provincie uitgeoefend hebben.

De kamer van notarissen zorgt voor de vervanging van de overleden, verhinderde of afgetreden voorzitter en leden van de commissie van toezicht. Het aldus benoemde lid dient het mandaat van zijn voorganger uit.

Art. 11 Voor de notarissen van het genootschap is de aanvaarding van de opdracht van lid van de commissie van toezicht verplicht; voor de erenotarissen is zij het niet.

§ 2. Deskundigen

Art. 12 De Nationale Kamer van notarissen stelt ieder jaar, in de loop van de maand november, de lijst van de deskundigen op die met de controle van de boekhoudingen tijdens het daaropvolgend burgerlijk jaar kunnen belast worden. Deze lijst wordt vóór 15 december naar elke commissie van toezicht verzonden. De Nationale Kamer van notarissen kan op elk ogenblik wijzigingen aan die lijst aanbrengen.

Art. 13 Kunnen slechts op de lijst bedoeld in artikel 12 van dit besluit voorkomen, de deskundigen die door de Nationale Kamer van notarissen op eigen initiatief of op voordracht van één of meer commissies van toezicht aangewezen worden en die lid zijn: – hetzij van het Instituut der bedrijfsrevisoren; – hetzij van het Instituut van de accountants en de belastingconsulenten die zijn ingeschreven op de deellijst van de externe accountants overeenkomstig de artikelen 35 en 36 van de wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen.

Art. 14 Voor elke boekhoudcontrole wordt de deskundige aangewezen door de betrokken commissie van toezicht. Kan voor een bepaalde controle niet tot deskundige worden aangewezen, diegene die zich in een positie bevindt die van aard is om een onafhankelijke taakuitoefening, overeenkomstig zijn beroepsregels, in het gedrang te brengen. De deskundige moet erop toezien dat hij na zijn aanwijzing niet in een dergelijke positie wordt geplaatst. In het bijzonder mag noch de deskundige, noch een persoon met wie de deskundige een arbeidsovereenkomst heeft afgesloten of met wie hij beroepshalve in samenwerkingsverband staat, voor de notaris wiens boekhouding wordt gecontroleerd, een taak of opdracht vervullen of vervuld hebben tijdens het burgerlijk jaar waarin de controle moet plaatsgrijpen, noch tijdens het burgerlijk jaar dat voorafgaat.

Art. 15 De deskundige heeft tot taak: 1° de financiële toestand van het kantoor te controleren; 2° de naleving na te gaan van de gangbare regels inzake het voeren van de boekhouding en van de wettelijke en reglementaire verplichtingen ter zake; 3° na te gaan of de voorgelegde balansen overeenstemmen met de verrichtingen die in de boekhouding voorkomen; 4° overeenkomstig artikel 21 van dit besluit te onderzoeken in welke mate de werking en de organisatie van het notariskantoor de boekhoudkundige toestand van het kantoor beïnvloeden en de evolutie ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden.

§ 3. Leden van de commissie van toezicht op de boekhouding

Art. 16 Indien zij het nuttig oordeelt, of indien de deskundige of de betrokken notaris erom verzoekt, wijst de commissie van toezicht één of twee van haar leden aan om de deskundige bij een controle bij te staan.

Art. 17 De leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit, mogen noch hun woon- of verblijfplaats, noch hun kantoor hebben of gehad hebben in de gemeente waar zich de standplaats bevindt van de notaris wiens boekhouding gecontroleerd wordt, noch in een aanpalende gemeente. Het vorige lid is niet van toepassing op de controle van de boekhouding van de notarissen wiens standplaats gelegen is in een van de vredegerechtskantons bedoeld in artikel 38bis, tweede lid, van de wet op het notarisambt.

Art. 18 De leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit, hebben tot taak: 1° onverminderd de bevoegdheid van de kamer van notarissen en van de procureur des Konings, de naleving van de deontologische regels na te gaan in de mate dat ze betrekking hebben op de boekhouding en de toestand van het kantoor; 2° de deskundige met advies bij te staan ter gelegenheid van een controle.

§ 4. Wraking

Art. 19 De deskundige en, in voorkomend geval, de leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit, kunnen elk door de betrokken notaris worden gewraakt. Deze laatste richt hiertoe, uiterlijk acht dagen na de mededeling van de aanwijzing van de deskundige en van de leden van de commissie van toezicht, een gedagtekend en ondertekend geschrift aan de voorzitter van de commissie van toezicht, waarin hij de naam vermeldt van de deskundige en van de leden van de commissie van toezicht die hij wil wraken, alsmede de reden van wraking. Indien de voorzitter van de commissie van toezicht de reden die voor de wraking ingeroepen wordt, aanvaardt, wijst hij een andere deskundige en, in voorkomend geval, één of twee andere leden van de commissie van toezicht aan. Deze kunnen niet worden gewraakt.

Afdeling 2. Organisatie van de controle

§ 1. Periodiciteit

Art. 20 De boekhouding van elke notaris wordt jaarlijks gecontroleerd volgens een door de commissie van toezicht vastgestelde kalender. Om bijkomende controles kan worden verzocht door de procureur des Konings, de kamer van notarissen of de commissie van toezicht. De controles worden uitgevoerd, naar keuze van de commissie van toezicht, op het kantoor van de notaris wiens boekhouding wordt gecontroleerd of aan de hand van documenten door de Nationale Kamer van notarissen bepaald in uitvoering van artikel 91, eerste lid, 1°, van de wet op het notarisambt.

Art. 21 Met het oog op de bescherming van de belangen van de cliënten van de notaris en van derden onderzoekt de deskundige minstens éénmaal om de drie jaar, tijdens de jaarlijkse controle, in welke mate de werking en de organisatie van het notariskantoor de boekhoudkundige toestand van het kantoor beïnvloeden en de evolutie ervan in de toekomst kunnen beïnvloeden. Hij beoordeelt tevens de overeenstemming van de boekhoudkundige stukken met deze toestand.

Art. 22 Wanneer overeenkomstig artikel 55, § 3, c), van de wet op het notarisambt het bedrag van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor moet worden bepaald, vindt er een bijkomende controle van de boekhouding van de overdrager plaats, al naargelang het geval:

1° binnen de maand na het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming tot notaris; 2° tijdens de tweede maand die voorafgaat aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend beschouwd wordt ingevolge de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt; 3° binnen de maand nadat de kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval bedoeld in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt.

Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle voorzien in artikel 20 van dit besluit, heeft plaatsgevonden: 1° binnen de drie maanden die het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming van de notaris voorafgaan; 2° in de vijfde, vierde of derde maand voorafgaand aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend wordt beschouwd overeenkomstig de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt; 3° binnen de drie maanden die de datum voorafgaan waarop de kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval voorzien in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt.

Art. 23 In de gevallen dat een notaris-titularis vervangen wordt, vindt er nog een bijkomende controle van de boekhouding van de overdrager plaats binnen dertig kalenderdagen volgend op de eedaflegging van de overnemer. Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle voorzien in artikel 20 van dit besluit heeft plaatsgevonden binnen de drie maanden voorafgaand aan de eedaflegging van de overnemer.

§ 2. Boekhoudkundige stukken

Art. 24 De deskundige en, in voorkomend geval, de leden van de commissie van toezicht die werden aangewezen overeenkomstig artikel 16 van dit besluit kunnen, ter plaatse waar zij berusten, inzage nemen van de boeken, registers, effecten, waardepapieren, gelden en boekhoudkundige stukken van welke aard ook, waarvan zij de overlegging nuttig achten. De stukken waaruit de boekhoudkundige verrichtingen blijken, worden hun overgelegd in de volgorde waarin deze werden geboekt. De deskundige en de voorzitter van de commissie van toezicht kunnen elk verzoeken dat hen een kopie van de boekhoudkundige stukken, alsook een uittreksel van de financiële rekeningen, wordt overgelegd.

§ 3. Verslagen

Art. 25 Bij elke controle vullen de deskundige en, in voorkomend geval, de overeenkomstig artikel 16 van dit besluit aangewezen leden van de commissie van toezicht, – binnen de perken van hun respectieve taak – de vragenlijst en de overige documenten in die door de Nationale Kamer van notarissen worden bepaald in uitvoering van artikel 91, eerste lid, 1°, van de wet op het notarisambt.

Art. 26 Indien de deskundige vaststelt dat de financiële toestand of de boekhouding van een notaris niet aan de wettelijke of reglementaire verplichtingen voldoet, stelt hij de syndicus van de kamer van notarissen en de voorzitter van de commissie van toezicht hiervan onverwijld op de hoogte.

De leden van de commissie van toezicht moeten wanneer zij van oordeel zijn een overtreding van de deontologische regels te hebben vastgesteld onverwijld de syndicus van de kamer van notarissen hiervan op de hoogte te brengen.

Art. 27 Na elke controle stelt de deskundige een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen. Hij zendt het binnen acht dagen over aan de voorzitter van de commissie van toezicht. Een kopie van dit verslag wordt tegelijkertijd gezonden aan de notaris wiens boekhouding gecontroleerd werd en, in voorkomend geval, aan de leden van de commissie van toezicht die overeenkomstig artikel 16 van dit besluit aangewezen werden.

Art. 28 Binnen de eerste drie maanden van elk jaar maakt de commissie van toezicht een verslag op van de controles die tijdens het voorbije jaar werden uitgevoerd en doet zij daarin de door haar dienstig bevonden voorstellen. Dit verslag wordt binnen de kortst mogelijke tijd aan de kamer van notarissen bezorgd.

Art. 29 Na kennisname en bespreking van het verslag van de commissie van toezicht, stelt de kamer van notarissen een syntheseverslag op. Dit verslag wordt aan de Nationale Kamer van notarissen bezorgd. Aan de procureur des Konings wordt een uittreksel uit dat verslag meegedeeld met betrekking tot de controles die in zijn ambtsgebied werden uitgevoerd.

§ 4. Secretariaat en kosten

Art. 30 Elk genootschap van notarissen staat in voor het secretariaat van de commissie van toezicht. De kosten van de jaarlijkse controles komen voor rekening van het genootschap van notarissen. De kosten van de bijkomende controles die op verzoek van de commissie van toezicht of op verzoek van de kamer van notarissen of van de procureur des Konings worden uitgevoerd, komen voor rekening van de notaris wiens boekhouding wordt gecontroleerd. De kosten van de bijkomende controles die worden uitgevoerd in toepassing van de artikelen 22 en 23 van dit besluit komen voor rekening van de overdrager. De leden van de commissie van toezicht hebben enkel recht op de terugbetaling van hun kosten.

§ 5. Beroepsgeheim

Art. 31 De deskundigen en de leden van de commissies van toezicht zijn tot het beroepsgeheim gehouden.

 

2747.com / law / notarieel recht

contact

Publiekrecht Burgerlijk recht