Deontologische code voor notarissen

Hoofdstuk V. –Plichten van de notaris ten aanzien van de notariële instellingen


Artikel 22. De deelname aan de algemene vergaderingen is verplicht voor alle leden van het genootschap. De verhinderde leden dienen de redenen van deze verhindering op voorhand en schriftelijk uit te leggen aan de kamervoorzitter.
Toelichting : Door zijn benoeming maakt de notaris van rechtswege deel uit van een door de wet gecreëerde instelling, het genootschap van notarissen. Het bijwonen van de algemene vergadering laat de werking van deze instelling toe (een aanwezigheidsquorum is bepaald door artikel 73 van de Organieke wet), en de deelneming van het grootste aantal ervan aan de stemmingen maakt de door de algemene vergadering genomen beslissingen geloofwaardig. De aanwezigheid op de vergadering is tevens een teken van respect voor het werk verricht door de leden van de kamer. Het is dus strijdig met de deontologie wanneer een notaris zich, zonder ernstige reden, onthoudt van deelname aan de algemene vergaderingen.
Artikel 23. De notaris verricht stipt de betaling van de bijdragen bepaald door het genootschap en door de Nationale Kamer.
Toelichting : 1. De betaling van de bijdragen is een wettelijke verplichting. De stipte betaling ervan is een deontologische verplichting.
2. De betaling van de bijdragen aan het genootschap omvat debetaling van de bijdragen aan de notariële instellingen ingeschreven in het door de algemene vergadering gestemde budget.
Artikel 24. De notaris beantwoordt met hoffelijkheid en spoed de briefwisseling die hem wordt toegestuurd door de voorzitter en de andere leden van de kamer van het genootschap waarvan hij deel uitmaakt, evenals de vragen uitgaande van de commissie voor toezicht op de boekhouding,

Toelichting : De spoed bij het formuleren van de antwoorden die dienen toegestuurd te worden aan de kamerleden is niet enkel een teken van beleefdheid tegenover hen, doch tevens een noodzaak voor het goed functioneren van de kamer. De briefwisseling uitgaande van deze laatste heeft vaak als oorsprong een vraag om inlichtingen of een klacht uitgaande van een cliënt. Het vertrouwen van het publiek in de notariële instelling impliceert dat er snel gevolg wordt aan gegeven.
Wat betreft de vragen gesteld door de commissie van toezicht op de boekhouding is het de doeltreffendheid van het toezicht dat zij uitoefent op het financieel evenwicht van het kantoor die op het spel staat.
Artikel 25. Onverminderd zijn recht om zijn mening vrij uit te drukken, zelfs in het openbaar, drukt de notaris zich in het openbaar en in zijn betrekkingen met de media gematigd uit aangaande het notariaat en de notariële instellingen in het bijzonder. In dezelfde context onthoudt hij zich van elke persoonlijke aanval.
Toelichting : Een juist evenwicht zal dienen gevonden te worden tussen enerzijds de vrijheid van mening waarover de notaris, zoals iedere burger, beschikt en anderzijds de aantasting van het vertrouwen van de burger in de notariële instelling die zou kunnen voortvloeien uit de kritiek die in het openbaar en zonder terughoudendheid wordt uitgesproken door bepaalde van haar leden. De disciplinaire overheid zal zich dienen uit te spreken over de vraag of dit evenwicht gerespecteerd werd.
Artikel 26. De notaris is verplicht, met de passende discretie, zijn provinciale kamer in te lichten over elk professioneel gedrag van een confrater dat afbreuk doet aan de waardigheid van het beroep.
Toelichting : De morele terughoudendheid die een notaris kan ondervinden om één van zijn confraters aan te klagen, en zijn vrees voor de effecten die een dergelijke aanklacht kunnen teweegbrengen in zijn relaties met deze confrater dienen te wijken voor het hoger belang van het beroep. Dit vergt dat de gedragingen die afbreuk doen aan het vertrouwen van de burger in het notariaat niet ongestraft blijven omdat ze door de tuchtoverheid niet gekend zijn, of door deze laatste wel vermoed worden doch bij gebreke aan bewijs niet kunnen bestraft worden.

De plicht tot inlichten vervat in dit artikel, geldt zelfs ten aanzien van een confrater van een ander genootschap. Maar de notaris licht telkens de Kamer in waarvan hij afhangt, die dit zal overzenden indien zij het gerechtvaardigd vindt.
Hoofdstuk VI. – Plichten van de notaris tegenover zijn medewerkers
Artikel 27. De notaris legt aan zijn medewerkers de verplichting op, voor wat hen betreft, tot naleving van deze Deontologische Code en van alle voorschriften die zich opdringen aan het notariaat.
Indien een medewerker daarop herhaaldelijk inbreuk maakt, is de notaris verplicht een einde te stellen aan zijn betrekking.
Voorts is de notaris ertoe gehouden, telkens wanneer hem advies gevraagd wordt hetzij door de evaluatiecommissie, hetzij door het adviescomité voorzien in de artikelen 37 en 38bis van de organieke wet van het notariaat, melding te maken van elke inbreuk op de deontologie vastgesteld bij een of ander van zijn medewerkers of oud-medewerkers.
Toelichting : 1. De naleving van de deontologie door de notaris zou geen zin hebben indien zijn medewerkers niet daartoe zouden gedwongen worden voor wat hen betreft (eerlijkheid, hoffelijkheid, verwerping van speculatiezucht, respect voor het beroepsgeheim en de discretieplicht, enz…). Het publiek maakt immers op dit vlak geen onderscheid tussen de notaris en zijn medewerkers.
2. De kamer van notarissen beschikt over geen enkele bevoegd heid om de medewerker van een notaris te bestraffen. Doch zij kan wel de fout bestraffen van de notaris die een medewerker in dienst houdt wiens gedrag schade berokkent aan het krediet van de notariële instelling.
3. De erenotaris, die zijn medewerking verleent aan de notaris in functie, maakt deel uit van de in huidig artikel bedoelde medewerkers.
Artikel 28. De notaris verschaft zijn medewerkers een voldoende en voortdurende opleiding. Hij laat in het bijzonder toe aan

degenen die houder zijn van een notariaatsdiploma om, in redelijke mate, de opleidingsvergaderingen die georganiseerd worden door het beroep of de instellingen van hoger onderwijs bij te wonen.
Toelichting : 1. De opleiding van de medewerkers van het kantoor is in het belang zowel van deze laatsten als van de notaris zelf. Ze vormt tevens een voorwaarde voor het krediet van het notariaat als instelling.
2. De dragers van een notariaatsdiploma (het gaat om het diploma bedoeld in artikel 36, §2 van de organieke wet: licentie in het notariaat, en later, in functie van de nieuwe terminologie gehanteerd door de wetgeving inzake de hogere studies, titularis van een master in het notariaat) dienen toegelaten te worden om externe opleidingen te volgen, vermits zij in aanmerking komen om deel te nemen aan het vergelijkend examen met het oog op de benoeming tot kandidaat-notaris. Deze toelating impliceert niet dat de notaris zelf moet instaan voor de kosten van deze opleidingen.
Artikel 29. De notaris kan aan zijn medewerkers niet verbieden een bijkomende beroepsactiviteit uit te oefenen buiten hun werkuren. Het arbeidscontract of het medewerkingscontract met een zelfstandig werknemer moet evenwel de uitoefening uitsluiten van beroepsactiviteiten zoals vastgoedagent, krediet- of verzekeringsmakelaar of vastgoedpromotor, alsook het regelmatig opstellen van aangiften van nalatenschappen.
Toelichting : Er zijn twee redenen om in de arbeidscontracten te verbieden dat de medewerkers bepaalde beroepen in bijberoep mogen uitoefenen.
Enerzijds zal de medewerker die bepaalde diensten, ja zelfs bepaalde producten die verwant zijn met de notariële activiteit, verkoopt, natuurlijk geneigd zijn deze voor te stellen aan de cliënten van het kantoor. Deze laatsten zouden zich daarbij kunnen gedwongen voelen om deze voorstellen te aanvaarden met de bedoeling zich een betere notariële dienst te verzekeren, hetgeen een ongezonde druk betekent.
Anderzijds bestaat er een verwarringsrisico tussen de prestaties geleverd als kantoormedewerker, met de bijzondere eisen die dit met zich meebrengt, met name op het vlak van de discretieplicht, en het bijberoep van de medewerker, waarop de notaris geen enkel toezicht kan uitoefenen.

Artikel 32. In geval van geschil van professionele aard met een derde die afhangt van een door de wet erkende beroepsorde, onthoudt de notaris zich ervan in rechte op te treden tegen deze derde zonder zich voorafgaandelijk gewend te hebben tot zijn kamer van notarissen, en vooraleer deze laatste haar advies heeft verleend nadat zij, indien zij dit opportuun acht, voorafgaandelijk contact heeft opgenomen met de vertegenwoordigers van de orde waartoe de derde behoort.
Toelichting : Het is in het belang van de notariële instelling om, indien mogelijk, de geschillen tussen notarissen en andere beroepsmensen die onderworpen zijn aan een door een orde gecontroleerde deontologie, via verzoening te regelen. De notarissen dienen dus een verzoeningsprocedure mogelijk te maken.
Artikel 33. In geval van geschil met een cliënt inzake erelonen, wedden of aktekosten vraagt de notaris, alvorens zich tot de rechtbanken te richten, minstens een maand op voorhand het advies van zijn kamer.
Toelichting : Artikel 76, 6° van de organieke wet geeft bevoegdheid aan de kamer van notarissen om haar advies te geven aangaande ereloon. Hetzelfde geldt voor artikel 2 van de wet van 31 augustus 1891 houdende tarifering en invordering van het ereloon van de notarissen. Het vertrouwen van het publiek in de notariële instelling vergt dat een gekwalificeerde en verzoenende instantie in de mogelijkheid gesteld wordt voorafgaandelijk advies te geven aan de notaris, om deze in voorkomend geval af te raden een kennelijk ongegronde vordering in te stellen voor de rechtbanken.
Het is de kamer daarentegen niet toegelaten aan de notaris te verbieden in rechte emolumenten te vorderen waarop hij meent recht te hebben, daar het gaat om zijn burgerrechten, waarvan hij niet kan beroofd worden.
Artikel 34. De notaris is ertoe gehouden loyaal deel te nemen aan alle verzoeningsprocedures die door de kamer ondernomen worden.
Toelichting : De organieke wet verleent aan de kamer een verzoeningsbevoegdheid betreffende de conflicten tussen notarissen onderling (art. 76, 3°) en

de conflicten tussen derden – al dan niet cliënten – en de notaris (art. 76, 4°). De notaris dient zijn kamer toe te laten deze bevoegdheid uit te oefenen in het belang van de goede reputatie van het beroep.