Deontologische code voor notarissen

Hoofdstuk VI. – Plichten van de notaris tegenover zijn medewerkers

Artikel 27. De notaris legt aan zijn medewerkers de verplichting op, voor wat hen betreft, tot naleving van deze Deontologische Code en van alle voorschriften die zich opdringen aan het notariaat.
Indien een medewerker daarop herhaaldelijk inbreuk maakt, is de notaris verplicht een einde te stellen aan zijn betrekking.
Voorts is de notaris ertoe gehouden, telkens wanneer hem advies gevraagd wordt hetzij door de evaluatiecommissie, hetzij door het adviescomité voorzien in de artikelen 37 en 38bis van de organieke wet van het notariaat, melding te maken van elke inbreuk op de deontologie vastgesteld bij een of ander van zijn medewerkers of oud-medewerkers.

Toelichting : 1. De naleving van de deontologie door de notaris zou geen zin hebben indien zijn medewerkers niet daartoe zouden gedwongen worden voor wat hen betreft (eerlijkheid, hoffelijkheid, verwerping van speculatiezucht, respect voor het beroepsgeheim en de discretieplicht, enz…). Het publiek maakt immers op dit vlak geen onderscheid tussen de notaris en zijn medewerkers.
2. De kamer van notarissen beschikt over geen enkele bevoegd heid om de medewerker van een notaris te bestraffen. Doch zij kan wel de fout bestraffen van de notaris die een medewerker in dienst houdt wiens gedrag schade berokkent aan het krediet van de notariële instelling.
3. De erenotaris, die zijn medewerking verleent aan de notaris in functie, maakt deel uit van de in huidig artikel bedoelde medewerkers.

Artikel 28. De notaris verschaft zijn medewerkers een voldoende en voortdurende opleiding. Hij laat in het bijzonder toe aan degenen die houder zijn van een notariaatsdiploma om, in redelijke mate, de opleidingsvergaderingen die georganiseerd worden door het beroep of de instellingen van hoger onderwijs bij te wonen.

Toelichting : 1. De opleiding van de medewerkers van het kantoor is in het belang zowel van deze laatsten als van de notaris zelf. Ze vormt tevens een voorwaarde voor het krediet van het notariaat als instelling.
2. De dragers van een notariaatsdiploma (het gaat om het diploma bedoeld in artikel 36, §2 van de organieke wet: licentie in het notariaat, en later, in functie van de nieuwe terminologie gehanteerd door de wetgeving inzake de hogere studies, titularis van een master in het notariaat) dienen toegelaten te worden om externe opleidingen te volgen, vermits zij in aanmerking komen om deel te nemen aan het vergelijkend examen met het oog op de benoeming tot kandidaat-notaris. Deze toelating impliceert niet dat de notaris zelf moet instaan voor de kosten van deze opleidingen.

Artikel 29. De notaris kan aan zijn medewerkers niet verbieden een bijkomende beroepsactiviteit uit te oefenen buiten hun werkuren. Het arbeidscontract of het medewerkingscontract met een zelfstandig werknemer moet evenwel de uitoefening uitsluiten van beroepsactiviteiten zoals vastgoedagent, krediet- of verzekeringsmakelaar of vastgoedpromotor, alsook het regelmatig opstellen van aangiften van nalatenschappen.

Toelichting : Er zijn twee redenen om in de arbeidscontracten te verbieden dat de medewerkers bepaalde beroepen in bijberoep mogen uitoefenen.
Enerzijds zal de medewerker die bepaalde diensten, ja zelfs bepaalde producten die verwant zijn met de notariële activiteit, verkoopt, natuurlijk geneigd zijn deze voor te stellen aan de cliënten van het kantoor. Deze laatsten zouden zich daarbij kunnen gedwongen voelen om deze voorstellen te aanvaarden met de bedoeling zich een betere notariële dienst te verzekeren, hetgeen een ongezonde druk betekent.
Anderzijds bestaat er een verwarringsrisico tussen de prestaties geleverd als kantoormedewerker, met de bijzondere eisen die dit met zich meebrengt, met name op het vlak van de discretieplicht, en het bijberoep van de medewerker, waarop de notaris geen enkel toezicht kan uitoefenen.

Artikel 30. De notaris kan zijn medewerkers niet toelaten cliënten te ontvangen in hun woonplaats of op elke andere plaats buiten het kantoor.

Toelichting : Het komt erop neer te vermijden dat de regel van eenheid van standplaats, vermeld in artikel 6, zou omzeild worden via de medewerkers van het kantoor.