Deontologische code vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen

 

Art. 1
Deze deontologische code is door de Nationale Kamer van notarissen vastgesteld in uitvoering van artikel 91, eerste lid, 1 , van de wet van 25 vent se jaar XI op het notarisambt, hierna genoemd “de organieke wet van het notariaat”. (1999)
Hij is van toepassing op alle personen die het voorwerp kunnen uitmaken van de tuchtstraffen bedoeld in de artikelen 96 en 97 van voornoemde wet.

Hoofdstuk I. Algemeen principe

Art. 2
De notaris onthoudt zich van elk gedrag dat afbreuk doet aan het vertrouwen van de burgers in de notari le instelling of dat strijdig is met de waardigheid van het notariaat.



Hoofdstuk II. Specifieke plichten van de notaris als openbaar ambtenaar

Art. 3
De notaris verleent zijn ambt telkens wanneer hij daartoe verzocht wordt. Hij kan dit enkel weigeren in de volgende gevallen: 1 wanneer de akte die hem gevraagd wordt te verlijden bepalingen bevat die strijdig zijn met een wet van openbare orde of derden kunnen misleiden;
2 wanneer de partijen in de akte handelen met miskenning van de rechten van een derde of van de overheid;
3 wanneer hij onbevoegd is om n van de redenen opgesomd in de organieke wet van het notariaat;
4 wanneer partijen hem verzoeken hetzij een overeenkomst te authentificeren in een materie die buiten de juridische bekwaamheid valt die kan verwacht worden van elke notaris, hetzij authentiek verklaringen of vaststellingen te akteren die niet onder de notari le ambtsplichten vallen.



Art. 4
De notaris moet voldoen aan de eisen van authenticiteit die hij verleent aan de door hem verleden akten. Hij beschrijft trouw al de feiten die hij zelf vaststelt alsmede de verklaringen van partijen.


Art. 5
Wanneer de notaris over een elektronische handtekening beschikt die hem identificeert in deze hoedanigheid, onthoudt hij er zich van deze te gebruiken buiten het kader van de uitoefening van zijn ambt en ook deze te laten gebruiken door derden, zelfs als het gaat om zijn medewerkers die in het kader van de uitoefening van zijn ambt handelen.


Art. 6
De notaris moet voor de uitoefening van zijn ambt beschikbaar zijn en diligent handelen.
Hij organiseert zijn kantoor op zodanige wijze dat hij hiertoe over voldoende menselijke en materi le middelen beschikt.


Art. 7
In de voorbereiding van zijn dossiers, de opstelling van zijn akten, de berekening van zijn ereloon en de vervulling van de formaliteiten na het verlijden van de akten, past de notaris de wettelijke voorschriften en zijn beroepsregels toe.


Art. 8
De notaris respecteert de regel van de eenheid van standplaats. Daartoe, en behoudens uitzonderlijke omstandigheden, onthoudt hij zich ervan akten te verlijden en over een dossier te onderhandelen met een cli nt buiten zijn kantoor. Hij legt dezelfde regel op aan zijn medewerkers.



Hoofdstuk III. Plichten van de notaris tegenover zijn cli nten

Art. 9
De notaris getuigt van volkomen eerlijkheid. De raad die hij geeft, is nooit ingegeven door eigenbelang.


Art. 10
De notaris poogt steeds de partijen te verzoenen, zelfs wanneer hij belast is met een gerechtelijke opdracht.


Art. 11
De notaris respecteert zijn wettelijke verplichtingen inzake informatie en raadgeving.
Daartoe zorgt hij ervoor zijn juridische kennis actueel te houden.


Art. 12
Bij de behandeling van zijn dossiers en de opstelling van zijn akten geeft de notaris blijk van een volkomen onpartijdigheid.
De plicht van onpartijdigheid blijft bestaan wanneer elke partij een verschillende notaris kiest, zelfs wanneer hij deze plicht in dit geval naleeft op een aan deze situatie aangepaste wijze.
Wanneer de notaris aangesteld wordt in rechte, respecteert hij bovendien de vereiste van onpartijdigheid in de zin van artikel 6 van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.


Art. 13
Zelfs in de gevallen waarin het beroepsgeheim dat gewaarborgd wordt door artikel 458 van het Strafwetboek niet meespeelt omdat de informatie waarover de notaris beschikt niet als vertrouwelijk kan beschouwd worden, is de notaris gehouden tot een discretieplicht, die hem verbiedt deze inlichtingen mee te delen aan derden, behoudens wanneer deze mededeling noodzakelijk of nuttig is voor de verrichtingen waarmee hij belast is.
In dit opzicht houdt de notaris rekening met het feit dat de tussen twee notarissen gevoerde briefwisseling niet vertrouwelijk is, behoudens andersluidende overeenkomst.


Art. 14
De notaris deelt zijn boekhouding slechts geheel of gedeeltelijk mee aan de provinciale Kamer waarvan hij afhangt en aan de leden van de door deze laatste aangestelde commissie van toezicht op de boekhouding, onverminderd het recht van de fiscale administratie inlichtingen en documenten te bekomen betreffende n of meerdere bepaalde verrichtingen, en in de door de wet voorziene gevallen.


Art. 15
Wanneer de notaris aan de cli nt een vraag richt tot provisionering voor een aan het proportioneel registratierecht onderworpen akte, detailleert hij deze aan de hand van minstens drie onderscheiden posten: de registratierechten, het ereloon en de diverse aktekosten.


Art. 16
De notaris op wiens rekening gelden gestort werden, geeft aan zijn cli nt rekenschap van het gebruik van deze gelden, ongeacht of deze gestort werden bij wijze van provisie voor aktekosten of bestemd zijn voor derden. Op dezelfde wijze geeft hij hem rekenschap van de intresten voortgebracht door de rubriekrekeningen die overeenkomstig artikel 34 van de organieke wet van het notariaat werden geopend.



Hoofdstuk IV. Plichten van de notaris tegenover zijn confraters

Art. 17
De notarissen zijn elkaar bijstand verschuldigd in de uitoefening van hun ambt.
Wanneer zij optreden in een zelfde dossier, beloven zij elkaar wederzijds een loyale en doeltreffende samenwerking. Zij hebben de plicht hun confrater tijdig te verwittigen indien zij in zijnen hoofde een fout of een tekortkoming vaststellen, en vermijden in de mate van het mogelijke de cli nt daarin te betrekken. Het belang van deze laatste heeft echter steeds voorrang op het belang van de confrater.


Art. 18
Tijdens vergaderingen en in de briefwisseling drukt de notaris zich hoffelijk uit ten aanzien van zijn confraters.
In het algemeen onthoudt hij er zich van een confrater te kleineren. Indien hij meent dat deze laatste zijn plichten verzuimd heeft, licht hij hem daarover in per brief of in een vertrouwelijk gesprek.
De beoordeling van het feit of de cli nten dienen betrokken te worden bij een conflict met n van zijn confraters laat hij steeds over aan de zorg van zijn professionele overheden.


Art. 19
Elke partij kiest vrij haar notaris. Elke gedraging van een notaris die als bedoeling heeft die vrije keuze te be nvloeden en cli nten aan te trekken of voor zich te winnen, is verboden.
Het is de notaris in het bijzonder verboden:

1 stappen te ondernemen t.a.v. een cli nt teneinde hem zijn ambt voor te stellen;
2 derden rechtstreeks of onrechtstreeks te vergoeden teneinde belast te worden met een dossier;
3 zich borg te stellen voor een cli nt;
4 akten te verlijden zonder geprovisioneerd te zijn, met uitzondering van volmachten en akten van bekendheid of akten die dringend dienen verleden te worden. In dit laatste geval dient de kamer van notarissen daarvan verwittigd te worden;
5 het regelmatig openen van zijn kantoor voor het cli nteel buiten de werkdagen en -uren, behoudens uitzondering toegelaten door de kamer van notarissen.



Art. 20
Wanneer aan een notaris een dossier wordt toevertrouwd waarmee aanvankelijk n van zijn confraters was belast, is hij verplicht:

– deze confrater daar onmiddellijk over in te lichten;
– navraag te doen naar de kosten en erelonen die aan deze confrater nog zouden verschuldigd zijn;
– deze staat van kosten en erelonen mede te delen aan de cli nt indien zijn confrater hem dit vraagt, en de cli nt uit te nodigen deze onverwijld te vereffenen.

Bij gebrek aan antwoord van de cli nt onthoudt de nieuw benoemde notaris zich van elke nieuwe opdracht in het betrokken dossier.
Indien de cli nt de gegrondheid van de kosten- en ereloonstaat van de ontlaste notaris betwist, stelt de nieuw benoemde notaris aan de cli nt voor het betwiste bedrag op zijn kantoor te blokkeren in afwachting van de oplossing van het geschil.
Indien de cli nt weigert, deelt de notaris dit mee aan zijn confrater en kan hij de behandeling van het dossier voortzetten.


Art. 21
De notaris onthoudt zich ervan persoonlijke stappen te ondernemen, zelfs via een tussenpersoon, ten aanzien van de medewerker van n van zijn confraters, met de bedoeling deze bij hem in dienst te laten treden, behalve indien deze medewerker zich als werkzoekende heeft opgegeven.



Hoofdstuk V. Plichten van de notaris ten aanzien van de notari le instellingen

Art. 22
De deelname aan de algemene vergaderingen is verplicht voor alle leden van het genootschap. De verhinderde leden dienen de redenen van deze verhindering op voorhand en schriftelijk uit te leggen aan de kamervoorzitter.


Art. 23
De notaris verricht stipt de betaling van de bijdragen bepaald door het genootschap en door de Nationale Kamer.


Art. 24
De notaris beantwoordt met hoffelijkheid en spoed de briefwisseling die hem wordt toegestuurd door de voorzitter en de andere leden van de kamer van het genootschap waarvan hij deel uitmaakt, evenals de vragen uitgaande van de commissie voor toezicht op de boekhouding.


Art. 25
Onverminderd zijn recht om zijn mening vrij uit te drukken, zelfs in het openbaar, drukt de notaris zich in het openbaar en in zijn betrekkingen met de media gematigd uit aangaande het notariaat en de notari le instellingen in het bijzonder. In dezelfde context onthoudt hij zich van elke persoonlijke aanval.


Art. 26
De notaris is verplicht, met de passende discretie, zijn provinciale kamer in te lichten over elk professioneel gedrag van een confrater dat afbreuk doet aan de waardigheid van het beroep.



Hoofdstuk VI. Plichten van de notaris tegenover zijn medewerkers

Art. 27
De notaris legt aan zijn medewerkers de verplichting op, voor wat hen betreft, tot naleving van deze Deontologische Code en van alle voorschriften die zich opdringen aan het notariaat.
Indien een medewerker daarop herhaaldelijk inbreuk maakt, is de notaris verplicht een einde te stellen aan zijn betrekking.
Voorts is de notaris ertoe gehouden, telkens wanneer hem advies gevraagd wordt hetzij door de evaluatiecommissie, hetzij door het adviescomit voorzien in de artikelen 37 en 38bis van de organieke wet van het notariaat, melding te maken van elke inbreuk op de deontologie vastgesteld bij een of ander van zijn medewerkers of oud-medewerkers.


Art. 28
De notaris verschaft zijn medewerkers een voldoende en voortdurende opleiding. Hij laat in het bijzonder toe aan degenen die houder zijn van een notariaatsdiploma om, in redelijke mate, de opleidingsvergaderingen die georganiseerd worden door het beroep of de instellingen van hoger onderwijs bij te wonen.


Art. 29
De notaris kan aan zijn medewerkers niet verbieden een bijkomende beroepsactiviteit uit te oefenen buiten hun werkuren. Het arbeidscontract of het medewerkingscontract met een zelfstandig werknemer moet evenwel de uitoefening uitsluiten van beroepsactiviteiten zoals vastgoedagent, krediet- of verzekeringsmakelaar of vastgoedpromotor, alsook het regelmatig opstellen van aangiften van nalatenschappen.


Art. 30
De notaris kan zijn medewerkers niet toelaten cli nten te ontvangen in hun woonplaats of op elke andere plaats buiten het kantoor.



Hoofdstuk VII. Regeling van de conflicten

Art. 31
Bij geschillen van professionele aard tussen twee notarissen onthoudt elk van hen zich ervan in rechte op te treden tegen zijn confrater zonder zich voorafgaandelijk tot zijn provinciale kamer te hebben gewend, en vooraleer deze laatste haar advies heeft verleend.
Indien het gaat om notarissen die tot verschillende genootschappen behoren, richt elkeen zich tot de kamer van zijn genootschap, onverminderd de bevoegdheid van de Nationale Kamer op grond van artikel 91, eerste lid, 4 , van de organieke wet van het notariaat.


Art. 32
In geval van geschil van professionele aard met een derde die afhangt van een door de wet erkende beroepsorde, onthoudt de notaris zich ervan in rechte op te treden tegen deze derde zonder zich voorafgaandelijk gewend te hebben tot zijn kamer van notarissen, en vooraleer deze laatste haar advies heeft verleend nadat zij, indien zij dit opportuun acht, voorafgaandelijk contact heeft opgenomen met de vertegenwoordigers van de orde waartoe de derde behoort.


Art. 33
In geval van geschil met een cli nt inzake erelonen, wedden of aktekosten vraagt de notaris, alvorens zich tot de rechtbanken te richten, minstens een maand op voorhand het advies van zijn kamer.


Art. 34
De notaris is ertoe gehouden loyaal deel te nemen aan alle verzoeningsprocedures die door de kamer ondernomen worden.



Hoofdstuk VIII. Informatie en publiciteit

Art. 35
In alle communicatiemiddelen die de notaris hanteert, moet hij de behoefte aan informatie waarop het publiek recht heeft, verzoenen met het verbod op het gebruik van commerci le proc d s met het oog op het werven van cli nteel.
Hiertoe dient hij strikt de deontologische regels toe te passen die door de Nationale Kamer op dit vlak zijn uitgevaardigd.



Hoofdstuk IX. Specifieke regels bij vastgoedbemiddeling

Art. 36
De notaris die aan vastgoedbemiddeling doet, respecteert strikt de regels m.b.t. de notari le praktijk ter zake, uitgaande zowel van het genootschap van notarissen waarvan hij afhangt als van de Nationale Kamer, evenals de deontologische regels ter zake uitgaande van de Nationale Kamer.



Hoofdstuk X. Specifieke regels bij bemiddeling

Art. 37
De notaris die aan bemiddeling doet, respecteert strikt de deontologische regels ter zake uitgaande van de Nationale Kamer.



Hoofdstuk XI. Specifieke regels bij gerechtelijke opdrachten

Art. 38
De notaris die door de rechtbank met een gerechtelijke opdracht is belast, respecteert niet enkel de verplichting tot onpartijdigheid opgelegd door artikel 9, derde lid, van de organieke wet van het notariaat, doch tevens de vereiste van objectieve onpartijdigheid voorzien door artikel 6 van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.


Art. 39
In de uitoefening van zijn gerechtelijke opdrachten waakt de notaris erover dat het principe van de tegenspraak gewaarborgd wordt. Hij onthoudt er zich dus van, behoudens voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de andere partij, n van de partijen onder vier ogen te ontvangen. Tevens deelt hij onmiddellijk aan de andere partij alle inlichtingen en stukken mede die hem zouden medegedeeld zijn door n van hen.


Art. 40
De notaris die niet in rechte aangesteld is, weerhoudt zich ervan tussen te komen in de procedure als bijzonder raadsman, behalve op uitdrukkelijk verzoek van n der partijen. In dit geval respecteert hij de prerogatieven van de door de rechtbank aangestelde notaris, en blijft hij gehouden tot zijn algemene onpartijdigheidsplicht, die hem verbiedt zich te gedragen als de eenzijdige verdediger van de belangen van n der partijen. Hij onthoudt zich van deelname aan vergaderingen.



Hoofdstuk XII. Bijzondere regels die van toepassing zijn op de erenotarissen

Art. 41
De erenotaris kwijt zich loyaal t.a.v. zijn opvolger van de verplichtingen die hem opgelegd worden door artikel 55, 1, van de organieke wet op het notariaat. De vergoeding die hij ontvangt krachtens artikel 55 impliceert, indien hij een professionele activiteit voortzet in het notariaat, dat hij zich onthoudt van elke daad van mededinging ten aanzien van zijn opvolger. Meer bepaald onthoudt een notaris in functie zich ervan een overeenkomst te sluiten met een erenotaris die niet zijn voorganger is indien zijn kantoor zich in de onmiddellijke omgeving bevindt van het kantoor waarvan de erenotaris de titularis was, en in het bijzonder indien zijn kantoor gevestigd is in hetzelfde vredegerechtskanton, in dezelfde gemeente of in een aangrenzende gemeente.


Art. 42
De erenotaris die zijn diensten verleent aan een notaris in functie onthoudt zich ervan voordeel te halen uit zijn titel of zijn relaties om cli nteel te prospecteren. Bij zijn prestaties in dienst van de notaris in functie, gebruikt hij geen persoonlijk briefpapier waarop zijn naam en zijn hoedanigheid van erenotaris worden vermeld.



Hoofdstuk XIII. Bijzondere regels die van toepassing zijn op de kandidaat-notarissen

Art. 43
Een kandidaat-notaris die prestaties verricht voor een notaris in functie, verwittigt deze laatste tijdig indien hij een einde wil stellen aan zijn medewerking in het kantoor en dit:

– indien hij zich kandidaat stelt voor een vacant kantoor, uiterlijk op het ogenblik dat hij daarvoor zijn kandidatuur indient overeenkomstig artikel 43, 1, van de organieke wet van het notariaat;
– indien hij overweegt zich te associ ren met een andere notaris in functie, uiterlijk op het ogenblik van het sluiten van de associatie-overeenkomst bedoeld in artikel 50, 4, van de organieke wet, onverminderd de naleving van de door de sociale wetgeving voorgeschreven opzegtermijn.