Het boekhoudplan

KB van 9 maart 2003 (BS 1/4/2003) houdende goedkeuring van de reglementen van de Nationale Kamer van Notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding en voor het toezicht op de boekhouding

Belgie

De Nationale Kamer van Notarissen kan de regels bepalen inzake de boekhouding van de notaris

Het rekeningenstelsel voor het notariaat werd in een tweede versie op 22 oktober 2002 door de Nationale Kamer van notarissen, in algemene vergadering, goedgekeurd .
Het werd vervolgens, samen met de reglementen van de Nationale Kamer inzake het houden van en het toezicht op de boekhouding ingediend bij de Federale overheidsdienst voor de Justitie om te worden bekrachtigd bij Koninklijk Besluit.

De Minister van Justitie heeft het rekeningenstelsel voor advies voorgelegd aan de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. Dit advies wordt tegen maandag aanstaande, 27 januari 2003, verwacht en zal besproken worden op de Algemene Vergadering van de Nationale Kamer van 28 januari 2003.

9 MAART 2003. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van de reglementen van de Nationale Kamer van notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding en voor het toezicht op de boekhouding

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet. Gelet op de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, inzonderheid op artikel 91, eerste lid, 1° en 5°, en tweede lid, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999; Gelet op het advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen; Op de voordracht van Onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : Artikel 1. Het reglement van de Nationale Kamer van notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding en het reglement van de Nationale Kamer van notarissen voor het toezicht op de boekhouding, die bij dit besluit zijn gevoegd, worden goedgekeurd en hebben bindende kracht. Art. 2. Het rekeningenstelsel voor het notariaat, gevoegd bij het reglement voor de organisatie van de notariële boekhouding, moet door de notariskantoren worden gebruikt uiterlijk vanaf het begin van het eerste boekjaar dat een aanvang neemt na de inwerkingtreding van dit besluit. Art. 3. Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt. Art. 4. Onze Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit Gegeven te Brussel, 9 maart 2003. ALBERT Van Koningswege : De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN Reglement voor de Organisatie van de notariële boekhouding Goedgekeurd door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen op 9 oktober 2001 en gewijzigd door de algemene vergadering van 22 oktober 2002 TITEL I. - Algemene bepalingen HOOFDSTUK I. - Voorwerp - Definities Voorwerp Artikel 1. Dit reglement wordt uitgevaardigd in toepassing van artikel 91, alinea 1, 5° van de wet van 25 ventôse van het jaar XI op het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999. Het stelt de algemene regels vast met betrekking tot de notariële boekhouding en de wijze waarop zij dienen toegepast te worden. Dit reglement is van toepassing op de notarissen die hun beroep uitoefenen hetzij als natuurlijke persoon hetzij binnen een vennootschap. Definities Art. 2. Voor de toepassing van huidig reglement, wordt bedoeld met : 1° de notariswet : de wet van 25 ventôse jaar XI houdende organisatie van het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999; 2° het koninklijk besluit van 10 januari 2002: het koninklijk besluit van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen; 3° De Nationale Kamer : de Nationale Kamer van notarissen, zoals bedoeld door artikel 90 en volgende van de notariswet; 4° De kamer van notarissen : de kamer van notarissen, zoals bedoeld in Afdeling II van Titel III van de notariswet; 5° de notaris : de notaris die het ambt als natuurlijke persoon of binnen een vennootschap uitoefent, hetzij als titularis, hetzij als geassocieerde notaris, hetzij als plaatsvervanger; 6° de commissie van toezicht : de commissie van toezicht op de boekhouding van de notarissen, zoals bedoeld in hoofdstuk 2 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002; 7° de vennootschap : alle vennootschappen voorzien in artikel 50 en volgende van de notariswet; 8° de professionele rekeningen : alle rekeningen, met inbegrip van de rubriekrekeningen, geopend met het oog op de uitoefening van het ambt bij een kredietinstelling zoals bedoeld door de wet van 22 maart 1993 met betrekking tot de statuten en het toezicht der kredietinstellingen; 9° de rubriekrekeningen : deze zoals bedoeld in artikel 34, alinea 2 en 34bis van de notariswet; 10° het rekeningenstelsel : het rekeningenstelsel waarvan het model gevoegd is bij het huidig reglement. TITEL II. - Organisatie van de notariële boekhouding HOOFDSTUK I. - Het voeren van de notariële boekhouding in het algemeen Principes Art. 3. Iedere notaris dient een regelmatige boekhouding te voeren overeenkomstig de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding en overeenkomstig het rekeningenstelsel. De boekhouding dient ten minste en te allen tijde aan volgende criteria te voldoen : - de situatie van het kantoor weergeven, en tevens toelaten om de ontvangsten en uitgaven van alle aard vast te stellen die door de notaris zijn verricht, hetzij ter gelegenheid van een akte of een verrichting door zijn ambt, hetzij voor rekening van cliënten of lastgevers; - toelaten onmiddellijk de bedragen vast te stellen die verschuldigd zijn aan derden zowel op een globale als op een individuele manier; - toelaten het beschikbare saldo vast te stellen, zijnde het verschil tussen enerzijds de professionele rekeningen en de speciën in kas en anderzijds de sommen verschuldigd aan cliënten; - toelaten om op een betrouwbare en transparante wijze de boekhouding te controleren. De softwareprogramma's betreffende het voeren van de boekhouding dienen minstens te voldoen aan deze criteria. Bij gebreke hieraan zal de Nationale Kamer van notarissen het gebruik ervan kunnen verbieden. De Voorzitter van de commissie van toezicht op de boekhouding en de deskundige die gelast is met de controle dienen de Voorzitter van de Nationale Kamer van Notarissen te verwittigen, evenals de Voorzitter van de betrokken kamer van notarissen, van elk gebrek aan conformiteit met de principes vervat in de voorgaande alinea, die zij zouden vaststellen in een software programma. Strikt onderscheid tussen de rekeningen Art. 4. De notaris dient een strikt onderscheid te maken tussen zijn privé-rekeningen en zijn professionele rekeningen. De professionele rekeningen kunnen geenszins worden aangewend als waarborg voor kredieten ten privétitel noch als berekeningsbasis voor de vergoeding van deze rekeningen. De notaris mag geen enkel rechtstreeks of onrechtstreeks voordeel halen uit de rubriekrekeningen die hij beheert, behoudens de terugbetaling van de kosten verbonden aan dat beheer. Opening van een professionele rekening Art. 5. Een notaris kan slechts de opening van een professionele rekening vragen bij een financiële instelling indien hij beschikt over een onherroepelijke verbintenis, opgemaakt in dubbel exemplaar, waarin wordt afgezien van de eenheid van rekeningen en van de wettelijke en conventionele compensatie zowel tussen de privé en de professionele rekeningen van de notaris als tussen de verschillende professionele rekeningen onderling. De notaris moet, binnen de vijftien dagen na ontvangst, een origineel van deze verbintenis, aan de Voorzitter van de commissie van toezicht op de boekhouding overzenden. Boeken, registers en documenten Art. 6. De notaris dient volgende boekhoudkundige stukken bij te houden : a. Een dagboek waarin dagelijks en volgens datum, artikel per artikel, zonder enige blanco ruimte, gaping of randmelding alle boekhoudkundige verrichtingen van het kantoor worden vastgesteld. b. Een grootboek houdende alle algemene en particuliere rekeningen. c. Een register van de aktekosten, chronologisch opgesteld, onder de naam van de cliënt en het nummer van het repertorium, met opgave van de voor elke akte ontvangen aktekosten. d. Een kasboek. e. Een boek van de bewaargevingen van titels en waarden, zoals bedoeld door artikel 34bis van de notariswet. f. Een boek van de registratie. g. Een kwijtingboek dat op verzoek van de notaris en op zijn kosten door de kamer van notarissen waaronder de notaris ressorteert, afgeleverd wordt. h. Een register voor de driemaandelijkse balansen van de algemene rekeningen. Het bijhouden van alle andere registers is facultatief. Al deze boeken, registers en documenten kunnen worden opgemaakt op genummerde losse bladen en chronologisch geklasseerd worden, met uitzondering van de kwijtingboeken die dienen ingebonden te worden. Indien de boekhouding geïnformatiseerd is, is een exemplaar op papier niet verplicht. Evenwel dienen het geheel van de dagboeken, van de algemene en bijzondere rekeningen, alsmede de balans en de rekeningen, éénmaal per jaar te worden afgedrukt uiterlijk op het einde van de maand die volgt op het boekjaar. Te volgen rekeningenstelsel Art. 7. Het rekeningenstelsel, waarvan het model aan huidig reglement gehecht is, moet gevolgd worden door de notarissen die hun activiteit hetzij als natuurlijke persoon uitoefenen, hetzij binnen een vennootschap. Dit rekeningenstelsel omvat het minimum aantal rekeningen waarvan niet mag afgeweken worden. Evenwel kan de omschrijving van de rekeningen vervat in het genormaliseerd minimum rekeningenstelsel aangepast worden aan de specifieke karakteristieken eigen aan de activiteit, het vermogen en de baten en kosten van de notaris. Anderzijds hoeven de rekeningen die in het genormaliseerd minimum rekeningenstelsel opgenomen zijn maar die zonder voorwerp zijn voor een notaris, niet in zijn rekeningenstelsel worden hernomen. Verwerking van de professionele rekeningen Art. 8. Alle verrichtingen op de professionele rekeningen moeten in chronologische orde in de boekhouding van het kantoor verwerkt worden. Klassement van de boekhoudstukken Art. 9. Alle boekhoudstukken en documenten dienen chronologisch te worden geklasseerd. De boekhoudstukken die betrekking hebben op de algemene kosten van het kantoor kunnen echter chronologisch per categorie geklasseerd worden. De bankuittreksels van alle professionele rekeningen dienen chronologisch per bankrekening te worden geklasseerd. HOOFDSTUK II. - Provisies - Betalingen Provisies Art. 10. Voorafgaandelijk aan het verlijden van een akte, dient de notaris geprovisioneerd te worden voor de aktekosten. Alle provisies, met inbegrip van de provisies voor een akte van handlichting, dienen op de betreffende cliëntenrekening ingeschreven te blijven zolang de akte niet werd verleden. Betalingen per cheque Art. 11. Voor iedere betaling uitgevoerd ten gunste van het kantoor of een derde, voor een bedrag gelijk aan of boven 10.000 euro, dienen de notarissen van hun cliënten het gebruik van cheques te eisen die rechtstreeks zijn uitgegeven of gecertificeerd door een financiële instelling sedert minder dan acht dagen. De notaris dient in elke brief waarin aan een cliënt gevraagd wordt een betaling gelijk aan of boven 10.000 euro te verrichten, deze erop te wijzen dat alle erin vermelde betalingen zullen dienen te gebeuren door middel van één of meer door een financiële instelling gecertificeerde of getrokken cheques of een door een notaris uitgeschreven cheque. Indien bij het verlijden van een authentieke akte en na ingelicht geweest te zijn door de notaris, een partij die een som moet ontvangen, een betaling meent te mogen aanvaarden door een niet gewaarborgde cheque (d.i. een andere cheque dan een door een financiële instelling gecertificeerd of getrokken, of een door een notaris uitgeschreven cheque) wordt er melding van gemaakt in de akte. Alle sommen die op het kantoor betaald worden of op een professionele rekening overgeschreven of gestort worden, voor rekening van een derde in het kader van een overeenkomst bij onderhandse akte, dienen gerubriceerd te blijven op een bijzondere rekening geopend op naam van de notaris houder van de minuut, tot op het ogenblik van de ondertekening van de authentieke akte. [Evenwel, in het geval van onderhandse afstand, ten bezwarende titel, van onroerende goederen, mag het voorschot of de waarborg door de koper betaald, indien alle partijen hiermee instemmen, op een bijzondere rekening geopend op naam van de door de afstanddoener aangewezen notaris gerubriceerd worden tot de ondertekening van de authentieke akte]. (Vierde lid aangevuld door de algemene vergadering van 22 oktober 2002) Ontvangstbewijzen Art. 12. § 1. Alles wat een notaris ten professionele titel ontvangt, geeft aanleiding tot de uitreiking van een ontvangstbewijs uit het kwijtingboek bedoeld in artikel 6 g) van het huidig reglement. De notaris is vrijgesteld van de verplichting om dit ontvangstbewijs op te maken en uit te reiken voor de betalingen uitgevoerd via storting of overschrijving op een professionele rekening. De kwijtingboeken dienen gebruikt te worden in de volgorde van hun nummering, te beginnen met het kwijtingboek met het laagste nummer van het oudste jaar. Meerdere kwijtingboeken kunnen echter gelijktijdig in gebruik zijn indien de organisatie van het werk daardoor kan worden vergemakkelijkt, op voorwaarde dat men niet verder afwijkt dan nodig van de volgorde zoals bepaald in vorige alinea. § 2. De notaris dient een ontvangstbewijs te eisen voor alle sommen die hij aan een cliënt overhandigt, behalve indien de betaling wordt uitgevoerd door middel van een cheque op naam, een overschrijving of een storting. HOOFDSTUK III. - Individualisatie Deposito's Art. 13. Teneinde een rekening waarop gelden of titels neergelegd werden te individualiseren, dient de notaris de naam van de depositogevers te vermelden. HOOFDSTUK IV. - Waarborgen Beschikbaar saldo Art. 14. De notaris dient te beschikken over voldoende gelden teneinde zijn verplichtingen onmiddellijk te kunnen nakomen, zowel ten aanzien van zijn cliënten als ten aanzien van andere schuldeisers van het kantoor die beschikken over een opeisbare schuldvordering. Dit beschikbaar saldo bestaat uit het verschil tussen de professionele rekeningen en de speciën in kas geplafonneerd tot 5.000 euro, enerzijds en de aan de cliënten en bovenvermelde schuldeisers verschuldigde sommen anderzijds. Het beschikbaar saldo dient te bestaan uit minstens 25 euro te vermenigvuldigen met het aantal aktes ontvangen tijdens het vorige jaar met een minimum van 10.000 euro per kantoor, behoudens schriftelijk akkoord van de Voorzitter van de commissie van toezicht of van de Voorzitter van de kamer van notarissen. Zekerheden Art. 15. Een professionele rekening kan geenszins tot waarborg strekken voor een financiële instelling of voor ieder ander organisme of persoon. Kredietopeningen Art. 16. Behoudens schriftelijke toestemming van de Voorzitter van de commissie van toezicht of van de Voorzitter van de kamer van notarissen, is een kredietopening in het kader van zijn notarisberoep afgesloten, of een heropneming van zulke kredietopening enkel toegelaten voor het verwerven van vaste activa dienstig voor de organisatie van het kantoor. De terugbetaling van het kapitaal dient te gebeuren op dezelfde manier als de afschrijving van de vaste activa die gefinancierd worden door deze kredietopening of deze wederopneming. Driemaandelijks neer te leggen documenten Art. 17. Om de drie maanden, moet de notaris een opgave van de boekhoudkundige toestand volgens het aan dit reglement gehecht model opstellen, alsmede een balans van de algemene rekeningen (proef- en saldibalans). Aan de opgave van de boekhoudkundige toestand moeten, benevens de balans van de algemene rekeningen, gehecht worden: - de lijst van de cliënten crediteur en debiteur van de niet gerubriceerde rekeningen; - de lijst van de cliënten crediteur en debiteur van de rubriekrekeningen. Deze documenten dienen te worden afgesloten op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder jaar en binnen de maand die erop volgt, aan de Voorzitter van de commissie van toezicht te worden verzonden. De notaris moet elk blad van de opgave en de bijlagen paraferen en op de laatste bladzijde van de opgave en van de balans tekenen. De balans moet beantwoorden aan de criteria van artikel 3 van huidig reglement en vermelden dat de bedragen die vermeld staan op de diverse rekeningen overeenstemmen met degene die op de afsluitingsdatum van de balans definitief vaststaan. HOOFDSTUK V. - Verzekering beroepsaansprakelijkheid Verplichte aansprakelijkheidsverzekering Art. 18. Iedere notaris is verplicht zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid te verzekeren voor een minimumbedrag van 2.500.000 euro. Hij zal deze verzekeringsdekking dienen te bewijzen door voorlegging van het betalingsbewijs van de premies, ter gelegenheid van de controle van zijn boekhouding. HOOFDSTUK VI. - Associatie van notarissen Gezamenlijke handtekening Art. 19. In het geval bedoeld in artikel 33, tweede lid, van de notariswet, moeten alle vennoten gezamenlijk de documenten, formulieren en vragenlijsten ondertekenen, waarvan sprake in dit reglement. TITEL III. - Overgangsbepalingen Professionele rekeningen Art. 20. Voor de professionele rekeningen die bestaan op de datum van inwerkingtreding van dit reglement zal een exemplaar van de verbintenis bedoeld in artikel 5 van dit reglement dienen overgezonden te worden aan de Voorzitter van de commissie van toezicht op de boekhouding binnen drie maanden te rekenen vanaf deze datum. Kredietopeningen Art. 21. Artikel 16 van dit reglement zal niet toepasselijk zijn op de lopende kredietopeningen bij de inwerkingtreding van dit reglement gedurende een periode van drie jaar te rekenen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de inwerkingtreding van dit reglement. Voor deze kredieten is geen enkele wederopneming toegelaten. De notaris die over een in voorafgaand lid bedoelde kredietopening beschikt, zal in zijn driemaandelijkse opgaven dienen te vermelden of het bedrag van het krediet voorkomt in het beschikbare saldo. In het bevestigende geval dient het bedrag van het krediet afgetrokken te worden van dit saldo. Rekeningenstelsel Art. 22. In afwijking van artikel 7 van dit reglement zal het rekeningenstelsel slechts van toepassing zijn te rekenen vanaf het eerste boekjaar van het kantoor, dat een aanvang neemt na de inwerkingtreding van dit reglement. TITEL IV. - Inwerkingtreding Principe Art. 23. Dit reglement treedt in werking op dezelfde dag als het koninklijk besluit houdende goedkeuring ervan. Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Bijlage B NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN Reglement voor het toezicht op de boekhouding Goedgekeurd door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen op 29 januari 2002 TITEL I. - Algemene bepalingen Artikel 1: Voorwerp Dit reglement wordt uitgevaardigd in toepassing van artikelen 91, alinea 1, 1° en 76, 5° van de wet van 25 ventôse van het jaar XI op het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999. Het stelt de algemene regels vast met betrekking tot het toezicht op de notariële boekhouding en de wijze waarop zij dienen toegepast te worden. Dit reglement is van toepassing op de notarissen die hun beroep uitoefenen hetzij als natuurlijke persoon hetzij binnen een vennootschap. Artikel 2: Definities Voor de toepassing van huidig reglement, wordt bedoeld met : 1° de wet op het notarisambt : de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, zoals voor de laatste maal gewijzigd door de wetten van 4 mei 1999; 2° het koninklijk besluit van 10 januari 2002: het koninklijk besluit van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door een notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de boekhouding van de notarissen; 3° de Nationale Kamer : de Nationale Kamer van notarissen, zoals bedoeld door artikel 90 en volgende van de wet op het notarisambt; 4° de Kamer van notarissen : de Kamer van notarissen, zoals bedoeld in Afdeling II van Titel III van de wet op het notarisambt; 5° de notaris : de notaris die het ambt als natuurlijke persoon of binnen een vennootschap uitoefent, hetzij als titularis, hetzij als geassocieerde notaris, hetzij als plaatsvervanger; 6° de commissie van toezicht : de commissie van toezicht op de boekhouding van de notarissen, zoals bedoeld in hoofdstuk III van het koninklijk besluit van 10 januari 2002; 7° de vennootschap : alle vennootschappen voorzien in artikel 50 en volgende van de wet op het notarisambt; 8° de professionele rekeningen : alle rekeningen, met inbegrip van de rubriekrekeningen, geopend met het oog op de uitoefening van het ambt bij een kredietinstelling zoals bedoeld door de wet van 22 maart 1993 met betrekking tot de statuten en het toezicht der kredietinstellingen; 9° de rubriekrekeningen : de rekeningen bedoeld in artikelen 34, tweede lid en 34bis van de wet op het notarisambt; 10° de deskundige : de bedrijfsrevisor of extern-accountant belast met de controle van een boekhouding overeenkomstig artikelen 12 en volgende van het koninklijk besluit van 10 januari 2002; 11° het reglement voor de organisatie van de boekhouding : het reglement voor de organisatie van de boekhouding van de notarissen, op 9 oktober 2001 goedgekeurd door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen. TITEL II. - Organisatie van het toezicht op de boekhouding HOOFDSTUK I. - Principes Artikel 3 : Controle op basis van de boekhoudstukken De controle van de boekhouding van de notarissen geschiedt volgens de regels bepaald door het koninklijk besluit van 10 januari 2002, op basis van de boekhoudstukken vermeld in artikel 6 van het reglement voor de organisatie van de boekhouding, en van de aan dat reglement gehechte documenten. Artikel 4 : Aanvullende inlichtingen en documenten § 1. Bij elke controle kan de deskundige de voorlegging eisen van alle boekhoudstukken of andere documenten die hem moeten toelaten zijn opdracht te volbrengen zoals bedoeld in artikel 15 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002. In het kader van de controle zoals bedoeld in artikel 21 van hetzelfde koninklijk besluit dient de notaris aan de deskundige alle bijkomende inlichtingen en documenten te verschaffen die deze laatste onontbeerlijk acht voor de uitoefening van zijn opdracht. In geval van weigering of gebrek aan medewerking van de notaris, zal de deskundige binnen vier werkdagen de Voorzitter van de commissie van toezicht hiervan op de hoogte brengen, die op zijn beurt, in voorkomend geval, de syndicus van de Kamer van notarissen op de hoogte zal brengen. § 2. De leden van de commissie van toezicht, die overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 aangewezen werden, kunnen, binnen het kader van hun opdracht, de voorlegging eisen van alle boekhoudstukken of andere documenten die hen moeten toelaten hun opdracht te volbrengen zoals bedoeld in artikel 18 van voormeld koninklijk besluit. In geval van weigering of gebrek aan medewerking van de notaris, zullen zij binnen vier werkdagen de Voorzitter van de commissie van toezicht hiervan op de hoogte brengen, die op zijn beurt, in voorkomend geval, de syndicus van de Kamer van notarissen op de hoogte zal brengen. HOOFDSTUK II. - Procedure voor de controles Artikel 5 : Vaststelling van datums § 1. De Voorzitter van de commissie van toezicht of het door hem afgevaardigd lid van de commissie, zal aan de notaris schriftelijk de datum meedelen waarop de boekhoudkundige toestand van het kantoor dient afgesloten te worden voor de volgende controle, zo voor een controle op basis van documenten als voor een controle op het kantoor van de notaris. Binnen vijftien dagen na ontvangst van dit geschrift, zal de notaris aan de Voorzitter van de commissie van toezicht de documenten overzenden, bedoeld in artikel 17 van het reglement voor de organisatie van de boekhouding, alsmede de attesten voorzien in het formulier waarvan het model gehecht is aan dit reglement. Het 4de en het 5de lid van gezegd artikel 17 zijn van toepassing. § 2. In voorkomend geval, wordt vervolgens de datum van een controle op het kantoor aan de betrokken notaris meegedeeld door de Voorzitter van de commissie van toezicht of het door hem afgevaardigd lid van de commissie. In geval van gemotiveerde verhindering kan de notaris vragen dat de controle op een andere datum zou plaatsgrijpen. Artikel 6 : Verplichte vermeldingen § 1. Wanneer de controle uitgevoerd wordt op basis van de documenten bedoeld in artikel 3 van dit reglement, worden deze door de deskundige geparafeerd en getekend. § 2. Wanneer de controle op het kantoor wordt uitgevoerd, moet de datum van de controle vermeld worden op elk van de documenten en formulieren. Artikel 7 : Controle van de toepassing van de regels inzake het Notarieel Fonds De leden van de commissie van toezicht, die overeenkomstig artikel 16 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 aangewezen werden, moeten, indien ze hierom verzocht worden door de Voorzitter van de commissie van toezicht, nagaan of de notaris de regels inzake het Notarieel Fonds, opgericht door artikel 117 van de wet op het notarisambt, nageleefd heeft. Hun bevindingen worden door hen op een formulier ad hoc, dat door het directiecomité van de Nationale Kamer opgemaakt wordt, opgetekend. De Voorzitter van de commissie van toezicht zendt dit formulier aan het Notarieel Fonds over. HOOFDSTUK III. - De driemaandelijkse opgaven van de boekhoudkundige toestand Artikel 8 : Nazicht De driemaandelijkse opgaven van de boekhoudkundige toestand, bedoeld in artikel 17 van het reglement voor de organisatie van de boekhouding, worden nagezien door een of meer leden van de commissie van toezicht, die hiertoe door de Voorzitter van gezegde commissie aangewezen worden. HOOFDSTUK IV. - Controles bij overdracht van een kantoor Artikel 9 : Controle vóór de overdracht van een kantoor Wanneer, overeenkomstig artikel 55, § 3, c) , van de wet op het notarisambt, het bedrag van de vergoeding voor de overname van een notariskantoor moet worden bepaald, vindt er een bijkomende controle van de boekhouding plaats, al naar gelang het geval : 1° binnen de maand na het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming tot notaris; 2° tijdens de tweede maand die voorafgaat aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend beschouwd wordt ingevolge de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt; 3° binnen de maand nadat de Kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval bedoeld in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt. Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle voorzien in artikel 20 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002, heeft plaatsgevonden : 1° binnen de drie maanden die het overlijden, de afzetting of de vernietiging van de benoeming van de notaris voorafgaan; 2° tijdens de vijfde, vierde of derde maand voorafgaand aan de datum waarop de notaris als ontslagnemend wordt beschouwd overeenkomstig de bepalingen van artikel 2, eerste lid, van de wet op het notarisambt. 3° binnen de drie maanden die de datum voorafgaan waarop de Kamer van notarissen in kennis werd gesteld van het voornemen van de notaris zijn ontslag in te dienen in het geval voorzien in artikel 2, tweede lid, van de wet op het notarisambt. Artikel 10 : Controle na de eedaflegging van de opvolger van een vervangen notaris § 1. In de gevallen dat een notaris-titularis vervangen wordt, vindt een bijkomende controle van de boekhouding van de overdrager plaats binnen een termijn van één maand volgend op de eedaflegging van de overnemer. Deze bijkomende controle vindt echter niet plaats indien de jaarlijkse controle bedoeld door artikel 20 van het koninklijk besluit van 10 januari 2002 heeft plaatsgevonden binnen de drie maanden voorafgaand aan de eedaflegging van de overnemer. § 2. Elke betaling gedaan door of voor rekening van de overnemer en die betrekking heeft op de vergoeding bedoeld in artikel 55, § 3, c) , van de wet op het notarisambt, moet gedaan worden op een bijzondere rekening op naam van de overdrager geopend bij een instelling bedoeld in artikel 3, tweede lid, eerste streepje van het koninklijk besluit van 10 januari 2002, aangeduid door de overdrager. De overnemer moet van deze instelling bekomen dat zij er zich toe verbindt de Kamer van notarissen van het rechtsgebied waarin het kantoor gevestigd is schriftelijk te verwittigen bij elke betaling. De instelling kan het tegoed van die rekening slechts ter beschikking stellen van de titularis ervan na voorlegging van een geschreven toestemming om de gelden geheel of gedeeltelijk vrij te geven, afgeleverd door de Kamer van notarissen van het rechtsgebied waarin het kantoor gevestigd is. De Kamer van notarissen zal toestemming tot volledige vrijgave van de gelden slechts geven nadat zij door de overdrager in het bezit werd gesteld van het certificaat bedoeld in artikel 442bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en nadat zij zich ervan verzekerd heeft, bij middel van een controle van de boekhouding van de overdrager, zoals voorzien in § 1, dat alle eisbare sommen die door de overdrager of door het kantoor verschuldigd zijn, betaald werden: - aan de cliënten van het kantoor; - aan de schuldeisers van het kantoor; - aan de bevoegde overheid uit hoofde van de hypotheek- of registratierechten met betrekking tot akten verleden door of voor rekening van de overdrager; - aan de bevoegde overheid uit hoofde van alle belastingen (zoals bijv. BTW) verschuldigd als gevolg van de beroepsactiviteit; - aan de Belgische Staat uit hoofde van bedrijfsvoorheffing afgehouden op lonen; - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid zowel in hoofde van de overdrager als van zijn werknemers. TITEL III. - Slotbepalingen Artikel 11 : Aanpassing van de modeldocumenten Het directiecomité van de Nationale Kamer kan, ingeval van noodzakelijkheid, wijzigingen aanbrengen aan de modeldocumenten inzake het toezicht op de boekhouding. Artikel 12 : Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op dezelfde dag als het koninklijk besluit van 10 januari 2002.

Belgie